ضعف كفاءة المؤسسات: أخطاء شائعة تُفشل الفرق وتزيد التكاليف

ضعف كفاءة المؤسسات لا يعود فقط إلى نقص الموارد أو ضعف الكوادر، بل غالبًا إلى ممارسات خاطئة تُمارس يوميًا وتبدو “عادية”، لكنها تُهدر الوقت وتقتل الإنتاجية.

عادات يومية تضعف الكفاءة

عبارات مثل: “مشغول”، “خلنا نأجل”، “لسا ما انتهيت”… نسمعها كثيرًا في بيئة العمل، من الموظفين بل وحتى من المدراء! هذا التأجيل المتكرر مؤشر خطير على ضعف كفاءة التشغيل.

1️⃣ العمل بالتسلسل بدل العمل بالتوازي

العمل بالتسلسل (Sequential Work) يعني أن كل مهمة تبدأ فقط بعد الانتهاء من المهمة السابقة، حتى وإن لم تكن مرتبطة بها.

• يؤدي إلى تأخير غير مبرر في المهام المستقلة.
• يخلق عنق زجاجة (Bottlenecks) في نقاط القرار.
• يُهدر طاقات الفريق ويؤخر الإنجاز العام.

النتيجة؟ الجميع مشغول لكن الإنجاز الحقيقي ضعيف.

2️⃣ أهمية العمل بالتوازي

العمل بالتوازي (Parallel Work) يعني توزيع المهام غير المترابطة على عدة أفراد أو فرق، لتنفيذها في وقت متزامن.

• يسرّع الإنجاز الكلي للمشروع.
• يُحسن استخدام الموارد البشرية.
• يرفع الجاهزية للمرحلة التالية بسرعة.

🔧 مثال عملي: إعداد الخطة التسويقية يمكن أن يتم بالتوازي مع مراجعة النموذج المالي.

3️⃣ تجاهل قاعدة باريتو (20/80)

قاعدة باريتو: 80% من النتائج تأتي من 20% من الجهود.

🚫 تجاهل هذا المبدأ يؤدي إلى:

• التركيز على مهام منخفضة التأثير.
• تأجيل الأولويات المفصلية.
• نشاط مفرط دون نتائج حقيقية = إنتاجية وهمية.

4️⃣ النتائج السلبية لضعف كفاءة المؤسسات

• ارتفاع التكاليف التشغيلية بسبب التأخير.
• انخفاض الرضا والالتزام الوظيفي.
• تباطؤ اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
• فشل المشاريع في تحقيق أهدافها ضمن الجدول الزمني.

5️⃣ حلول عملية لتحسين الكفاءة المؤسسية

• تطبيق العمل بالتوازي حيثما أمكن، وتقليل الاعتماد على التسلسل.
• استخدام أدوات تنظيم مثل Gantt Chart وRACI Matrix.
• اعتماد قاعدة باريتو في ترتيب الأولويات.
• تدريب الفرق على مهارات التفويض واتخاذ القرار.

🎯 السر ليس في “العمل أكثر”، بل في “العمل بذكاء”.

📞 للاستفادة من خدمات التحليل والتخطيط الاستراتيجي ودراسات الجدوى وشهادات الأيزو، تواصل معنا اليوم.

📖 اقرأ أيضًا: خدمات التحليل والتخطيط الاستراتيجي

🔗 تعرف أكثر على قاعدة باريتو من Investopedia